Техническое задание на внедрение CRM-системы Битрикс24

Введение

1. Цель проекта: Опишите основную цель, которую нужно достичь с помощью внедрения системы. Например, целью может быть повышение эффективности внутренних коммуникаций, автоматизация бизнес-процессов, улучшение взаимодействия с клиентами и т.д.

2. Контекст проекта: Дайте общее описание текущей ситуации, в которой функционирует организация. Включите в это описание основные проблемы, с которыми сталкивается компания или отдел, а также текущие инструменты и системы, используемые для управления бизнесом.

3. Ожидаемые результаты: Укажите, какие результаты ожидаются от внедрения Битрикс24, какие преимущества они принесут для организации. Например, это может быть повышение эффективности работы, улучшение коммуникаций, сокращение времени на выполнение задач, улучшение отношений с клиентами и т.д.

4. Задачи проекта: Сформулируйте конкретные задачи, которые требуется решить с помощью внедрения CRM. Например, это может быть создание системы управления задачами, автоматизация процессов продаж, настройка системы внутренней коммуникации и т.д.

5. Описание стейкхолдеров: Укажите ключевых заинтересованных лиц (стейкхолдеров), которые будут участвовать в проекте. Опишите их роли и ответственности в рамках внедрения Битрикс24.

Требования к функциональности:

1. Управление контактами и клиентами:

- Возможность создания и хранения контактов клиентов.
- Интеграция с почтовыми службами для импорта контактов и истории общения.
- Возможность установки задач и напоминаний для взаимодействия с клиентами.
- Автоматизированная обработка и рассылка писем.

2. Управление проектами и задачами:

- Создание проектов и задач с указанием сроков выполнения.
- Распределение задач между сотрудниками и назначение ответственных.
- Мониторинг выполнения задач и отчетность.
- Интеграция с календарем для управления сроками.

3. Внутренние коммуникации:

- Внутренние чаты и обсуждения проектов.
- Возможность обмена файлами и документами внутри системы.
- Организация видеоконференций и общения в режиме реального времени.

4. Управление документами:

- Централизованное хранение и управление документами.
- Возможность совместной работы над документами.
- Контроль версий и доступ к документам с различными уровнями прав.

5. Аналитика и отчетность:

- Генерация отчетов о продажах, задачах и других ключевых параметрах.
- Визуализация данных для анализа производительности.
- Пользовательские дашборды для мониторинга ключевых показателей.

6. Интеграция с внешними сервисами:

- Возможность интеграции с внешними сервисами и приложениями (например, электронная почта, социальные сети, CRM-системы).
- Автоматизация обмена данными между Bitrix24 и другими инструментами.

7. Безопасность данных:

- Защита данных клиентов и компании.
- Установка прав доступа для сотрудников.
- Резервное копирование и восстановление данных.

8. Поддержка и обучение:

- Обеспечение технической поддержки для сотрудников.
- Проведение обучающих курсов и внедрение инструкций по использованию Bitrix24.

9. Масштабируемость:

- Гибкость и масштабируемость системы для адаптации к росту организации и изменяющимся потребностям.

10. Интеграция с внутренними процессами:

- Согласование внедрения Bitrix24 с существующими бизнес-процессами и процедурами.

11. Документирование:

- Создание документации по использованию Bitrix24 и настройке системы.

Требования к инфраструктуре (при коробочной версии)

• Подготовка серверной инфраструктуры и базы данных для запуска Битрикс24.
• Установка и настройка серверного ПО:
  • веб-сервер,
  • база данных,
  • языковая среда.
• Установка и настройка Битрикс24:
  • выбор необходимых модулей,
  • настройка параметров системы.

Требования к обучению и сопровождению

• Проведение обучения ключевых пользователей:
  • администраторов,
  • менеджеров проектов
  • и других сотрудников.
• Предоставление документации и руководств по использованию Битрикс24.
• Проведение сопровождения и технической поддержки в процессе работы с системой.

Требования к срокам и бюджету

• Определение основных этапов проекта и их длительности.
• Расчет стоимости внедрения Битрикс24:
  • затраты на лицензии,
  • настройку,
  • обучение и сопровождение.
• Утверждение сроков выполнения проекта и бюджета.

Ответственные лица

• Заказчик: указать название и контактные данные представителя заказчика.
• Исполнитель: указать название и контактные данные компании или специалиста, ответственного за внедрение Битрикс24.

Критерии приемки проекта

• Проверка функциональности основных модулей и интеграций.
• Проверка корректности переноса данных.
• Проверка соответствия требованиям заказчика.
• Обучение ключевых пользователей и получение положительного обратного отзыва.